一、擺放復印機的環(huán)境要合適，要注意防高溫、防塵、防震，還要注意放在不容易碰到水的地方。在復印機上不要放置太重的物品，避免上面板受到重壓而變形，影響使用。最重要的是，要把復印機擺放到通風好的場合，因為復印機工作時候會產(chǎn)生微量臭氧，長期接觸對操作人員的健康有害。 
二、還要注意復印機的電源問題，一般復印機額定電壓在200V至240V間，電源插座電壓過高或者過低都會影響復印機的正常工作。無論在進行插拔電源，還是排除卡紙故障等，都應(yīng)該先關(guān)閉復印機的電源開關(guān)再操作，否則會縮短復印機使用壽命，造成故障。
三、合理預(yù)熱對延長復印機很有幫助，每天應(yīng)該先對復印機預(yù)熱半小時左右，使復印機內(nèi)保持干燥。而且在長時間沒有復印任務(wù)時，應(yīng)該關(guān)掉復印機電源節(jié)省能耗，平時就應(yīng)該讓復印機工作在節(jié)能狀態(tài)，避免因頻繁啟動預(yù)熱對復印機的光學元件帶來損害。復印零碎文件的時候，也應(yīng)該將文件積累起來，達到一定數(shù)量后一次進行復印，有效的保護光學元件。
四、隨時注意耗材的剩余量，碳粉量不夠發(fā)出警告時應(yīng)該對復印機進行加粉，否則加粉不及時可能造成復印機故障。而且加粉的時候最好不要選擇劣質(zhì)墨粉，如果使用劣質(zhì)墨粉會直接影響復印效果，而且會對復印機內(nèi)部的硒鼓造成磨損。更為嚴重的是，千萬要避免復印機內(nèi)部掉落墨粉，如果這些粉塵落在復印機的工作電路板上，很容易造成電路短路損壞復印機。
五、在添加復印紙的時候要正確放置復印紙張，要使用平整的高質(zhì)量的復印紙，紙盤內(nèi)的紙不能超過復印機所允許放置的厚度。如果使用的紙張不標準或者厚度過厚，就容易出現(xiàn)一次進多紙、不進紙或卡紙的現(xiàn)象，嚴重的話會損壞內(nèi)部的進紙裝置。